Tajna upravljanja zapisima: organizacija i upravljanje pravilima

Od sada, tajna evidencije - ne samo prerogative javne vlasti. Dokumenti ovjerene danas tajna ima gotovo svake velike komercijalne organizacije. U ovom članku ćete naučiti sve o pravilnom ponašanju tajnih dokumenata.

Pojam tajnosti u papirologije

Svaki rad aktivnosti, ovaj ili onaj način povezani sa tajnom ili povjerljivim dokumentima, uvijek ima mnogo poteškoća, problema i rizika. Koji je razlog? Postoji mnogo razloga, među kojima je glavna je banalno nemogućnost kompetentno raditi sa papirima, nosi tajnosti.

Za početak bi bilo potrebno da se utvrdi da je sve misterija. Misterija ima nekoliko značenja. Da li da se uzmu u obzir najčešće definicija, koncept treba tumačiti kao neku vrstu informacija koja je dostupna samo u ograničenom broju lica. Misterija je ne biti otkrivene, treba držati u tajnosti. Po pravilu, misterija je ubrzo izgubio, a informacije koje su dostupne velikom broju ljudi. U skladu s tim, organizacija tajnih postupka postane nepotrebno.

tajnost

U ovom trenutku, tajnost ima nekoliko osnovnih tipova. Ako govorimo o tajnom kancelarijski posao, ovaj ili onaj način povezani s državnim poslovima, svi dokumenti su podijeljeni u tri glavne vrste:

• posebnog značaja;
• Top Secret;
• službenoj upotrebi.

Ova klasifikacija je fiksirana posebnim saveznim zakonom od 21. jula, 1993. godine "na državu. Tajne". Ono što je svaki od lešinara iznad?

Klasificirana kao "poseban značaj" predstavlja najviši stupanj tajnosti. Naravno, takav status može dobiti daleko od svakog dokumenta. Na primjer, značajne štete za državu ili bilo koju grupu ljudi mogu primijeniti u slučaju posebno otvaranje važnosti vrat. Zato je zaštita od ove vrste relevantnih dokumenata.

Klasificirana kao "Top Secret" je također dobio dokumente koji sadrže neku vrstu državne tajne. Stroge regulative kada su u pitanju ove vrste radova u ovom slučaju je zaštitni znak.

Pečat "službenoj upotrebi" ne daje visoke sigurnosti dokumenata, međutim, ozbiljno ograničava njihovo korištenje. Ova vrsta tajne papirologije instaliran, obično u komercijalne strukture.

Poredak klasifikacije

Postupak za klasifikaciju svih zakona i uspostavlja država. tajna gore navedenih. Prema ovom dokumentu, u tajnosti, uz državu, mogu uključivati:

• Informacije o vojnoj sferi;
• informacije o ekonomiji, inženjering ili nauke;
• o vanjskoj politici ili ekonomskoj sferi informacija;
• informacije o kontraobaveštajne, operativne i istražne djelatnosti antiterorističke politike, i tako dalje. d.

Kako dokumenti čuvaju se u tajnosti? Glavna stvar za napomenuti je prisustvo posebno ovlastiti stručnjaka. Osobe sa specifičnim stručnost radi na razvoju sigurno skladištenje određenih vrijednosnih papira. Ona bira najpogodniji sigurnosne klasifikacije, u skladu s kojim je dalji rad. U stvari, tajna evidencije - ogromna sfera sa zaposlenima i menadžerima.

utvrđivanje sistema načelo tajnosti

Za najkompetentnija određivanje stepena privatnost mora biti povremeno primjenjuje posebni principi. Sljedeće rasprava fokusira na definiciji misterija u papire - na principima sistema. Šta je to?

Glavna karakteristika pristupa sistema - posebnu pažnju na problem klasifikacije u cjelini. Njegova glavna funkcija je da zadrži dva međusobno utiču trenda: s jedne strane, da se spriječi širenje važnih informacija; s druge strane - da se izbegne mase klasifikaciji i posljedično problema.

Kako čuvanje tajnu ureda? Postoje dva glavna mehanizma: precenjivanja i nedorečenosti tajnosti. Preterano bitno sužava mogućnost razmjene potrebnih informacija, smanjenje slabi proces.

druge principe

Koja druga načela i pravila tajnog postupka može se razlikovati? Pored sistema, važno je napomenuti i objektivnost. Koja je svrha? Ako vam dati kratak opis, a zatim zvuči kako slijedi: kada se radi o tajnim dokumentima se ne može rukovoditi sve vrste subjektivnih stavova i pretpostavki. Mora postojati određeni skup pravila, prema kojima, i da će se razvijati sve potrebne mjere.

Princip optimizacije - je još jedan bitan element tajne ureda. Njegov glavni potisak je da najmanje količine podataka u tajnim dokumentima - je najbolje i optimalno rješenje. Višak informacije će poremetiti samo potreban nivo sigurnosti.

princip periodične inspekcije je stalno praćenje tajnih dokumenata.

O izmjenama i dopunama tajnih dokumenata

Kao što je već spomenuto, stepena tajnosti dokumenta određuje se prema specifičnim listu podataka. Nakon klasifikaciju dokumenata svrstavaju se i poslati na čuvanje. Da li je moguće napraviti promjene u tim dokumentima?

Instrukcije tajni rad u kancelariji, koja uključuje savezni Zakon o državnom. tajna, popravlja niz objektivnih situacija i okolnosti pod kojima dokumenti su u različitoj mjeri, podliježe reviziji. Treba napomenuti, međutim, da je rok za deklasifikaciji ili promjenu dokumenata ne treba da prelazi 30 godina. Izuzetak - odluka posebnog međuresorske komisije. Kao što je slučaj sa razvrstavanja, rade na tome da ukloni ili smanji tajnosti napravili poseban ovlasti grupe osoba.

Uništavanje povjerljivih dokumenata

Odluka o uništavanju tajni dokument ovisi o tajnosti koja mu je izrečena. Ako je vrat sa oznakom od posebnog značaja ili tajna bilo kakvih pitanja ponovo rješava međuresorske komisije. Ako je to poslovna tajna, tajna dokumenata entiteta, neophodno je da se sazove posebnu komisiju stručnjaka i rukovodilaca. To će se baviti organizacionim pitanjima i upravljanja mora dati dozvolu.

Procesa uništavanja odvija, obično se sastoji od tri ili više osoba. Papir uništili uz pomoć specijalnih mašina - oblikovanje papira. Mora imati oznaku u obliku registracije, određuje računovodstvenu dokumentaciju. Također treba napomenuti da je uništavanje povjerljivih dokumenata treba uraditi paralelno sa ukidanjem unutrašnjih zaliha.

Pravila privatnoj kancelariji

Sljedeće rasprava fokusira na tajne dokumente kompanija ili drugih privrednih subjekata. Kada se radi sa tajnih dokumenata je potrebno uzeti u obzir nekoliko osnovnih pravila i zahtjeve. To je vrijedno da se ukaže na najvažnije tačke:

• morate se pridržavati stroge kontrole nad pristupa neovlaštenih osoba dokumentima. Govorimo o osoblju. Dakle, sigurnost mora biti uspostavljen kroz stražar ili sigurnosne službe.
• Neophodno je precizno odrediti osobe koje imaju pravo na rad sa tajnih dokumenata. U skladu s tim, oni trebaju dati i posebne moći.
• jasna instrukcija (dopis) za rad s tajnim dokumentima treba razvijati. Sve dalji rad treba organizirati u strogo u skladu s tim.
• Sa zaposlenima treba uzeti nondisclosure dogovor komercijalnih i industrijskih tajni.
• To bi trebao biti stalne novčane poticaje za osobe koje imaju pravo na pristup povjerljivim dokumentima. Konkretno, bilo tajni rad u kancelariji osoba mora biti pod ličnom vodstvom kontrole.

To je sve osnovna pravila koja se moraju poštovati kada se radi o povjerljivim ili tajnim dokumentima.

Dužnosti stručnjaka o tajnim dokumentima

Dužnosti zaposlenih koji imaju pristup tajnim upravljanje dokumentima, u svakoj različite kompanije. U svakom slučaju, ne postoji takva stvar kao standard uputstva za rad sa povjerljivim dokumentima. Međutim, to je još uvijek moguće utvrditi najčešći i zajedničke tačke koje treba imati na umu svaki zaposleni koji se bavi tajnim dokumentima. Konkretno, radi se o tome da:

• Zaposlenik je osobno odgovoran za skladištenje, čuvanje ili izmjena dokumenata.
• Radnik mora biti na oprezu, odgovoran i pažljiv. Svaki pokušaj neovlaštene osobe za pristup dokumentaciji treba odmah prekinuti.
• Radnik mora znati i biti u skladu s uputama o tome kako raditi sa tajnih dokumenata.

Osim toga, morate naglasiti činjenicu da je vještak je zabranjeno. Oni uključuju:

• Poruke na bilo koji neovlaštene osobe tajnih podataka;
• uklanjanje, transport ili mijenjati dokumente bez znanja uprave;
• upoznavanje sa dokumentima o stvarima koje ne spadaju u nadležnost zaposlenog;
• uništavanje dokumenata bez znanja upravljanja.

Izgled tajnih dokumenata

To bi trebalo da dovede do najviše opće informacije o tome što bi trebao izgledati kao poklopac tajnih dokumenata. Skoro svaki tajni odjel upravljanja zapisima objedinjuje sljedeća pravila:

• gornjem desnom uglu - sigurnost klasifikacije;
• AFC - broj inventara;
• Imam dokumente ovjerene savršen tajnosti bi trebala biti crvena linija iz gornjeg desnog ugla;
• listovi treba da budu numerisane i prošivene koncem.

Naravno, postoje i mnogi drugi zahtjevi za ovu vrstu vrijednosnih papira. Međutim, trenutaka navedenih odnose na gotovo bilo koji oblik tajnih dokumenata.