Apsolutno svaka organizacija se sastoji od specijalizovanih odeljenja, a aktivnosti svake od njih imaju drugačiju orijentaciju. Mnogi od njih su se pojavili u proteklih vekova i ostali su u upotrebi do sada. Razlog za to je potreba da se izvrše određene aktivnosti u organizaciji i podela rada između specijalista različitih pravaca. Ovo uključuje rad sa dokumentacijom u kojoj su angažovani uredi kancelarije.
Šta je kancelarija?
U ovom trenutku postoji mnogo tumačenja ovog izraza. Najpoznatiji rečnici za objašnjenje govore da je kancelarija odjeljenje u ustanovi ili organizaciji koja rukovodi kancelarijskim radom. U preduzećima se broj zaposlenih u ovom odjeljenju može pripisati stručnjacima koji rade u arhivama u kojima se čuva dokumentacija i komponentama novih dokumenata. U nekim slučajevima zaposleni iz ovog odeljenja nadgledaju dostupnost potrebnih kancelarijskog materijala, kupuju u slučaju nedostatka dodatnih predmeta. Uprkos opštoj zabludi, kancelarija je najvažniji element bilo koje organizacije, pogotovo ako radi u državne i vojne svrhe. Ali u ovom slučaju, među glavnim odgovornostima specijalista kancelarije je stvaranje, obrada, registracija i čuvanje dokumenata koji se obavljaju strogo u tajnosti.
Ko radi u ovom odeljenju?
U malim preduzećima kancelarija je mala soba u kojoj radi dva do četiri osobe, uključujući i menadžera, inspektora za nadzor nad izvršenjem naloga i mašinara, ponekad ih sve zamenjuje jedan sekretar ureda. U velikim organizacijama, osoblje odeljenja može doći do 15-20 ljudi.
Možemo reći da je kancelarija jedini segment organizacije koja ima direktnu vezu sa svim ostalim segmentima kompanije u svim fazama rada