Pravila poslovne korespondencije putem e-maila. Poslovno pismo: uzorak. Kako poslati e-mail

U proteklih deset godina, poslovna korespondencija putem e-maila je stekao ogromnu popularnost i postao jedan od glavnih metoda poslovne komunikacije. Danas je teško naći osobu koja bi u praksi međuljudske komunikacije ne bi koristili e-mail adresa. Uprkos tome, mnogi ljudi danas pitaju kako poslati e-mail , tako da su pratili sva pravila? Kao što je uz pomoć nadležnih slova čine primalac dobar utisak o pošiljaocu?

Ovaj članak opisuje pravila poslovne korespondencije putem e-maila, i praktične savjete u ovom članku pomoći naučiti pravilno poslovne komunikacije u pripremi e-mailove.

Mnogi započnu radni dan samo provjeriti poštanski sandučić za nove poruke. Ali, na žalost, unatoč prevalencija ove metode razmjene informacija, mnogi ljudi ne znaju kako pravilno koristiti jezik poslovne korespondencije, uzimajući e-mailove za neformalan način za komunikaciju.

Zbog brzine isporuke e-mailova olakšava razmjenu važnih službenih dokumenata, obrazaca, aplikacije, ali ovdje ljudi prave greške prilikom slanja e-pošte. Vrlo često se dešava da u pripremi razmjenu e-mail sa svim datotekama adresata iz bilo kojih razloga ne predstavljaju prateće eseja i ne uklapaju u temu, što bi moglo zakomplicirati rad primatelja. Svrha ovog članka odgovoriti na pitanje: kako poslati e-mail, kao i da poštuju sva pravila poslovanja pisane komunikacije putem e-maila?

U sastavljanju e-mailova moraju biti popunjena u svim oblastima

Pravila poslovne korespondencije putem e-maila zahtijevati od pošiljaoca da ispunite sva predviđena polja u e-mail, kao što su adresa i naziv primaoca i pošiljaoca. To mora nužno biti opisana kao temu koja ukratko opisuje suštinu dopisu upućenom. Vrlo često ispravno opisao temu sudbinu poslao pisma i brzinu riješiti problem postavljen u njoj. Poslovni e-pošte treba početi sa pozdrav - ovaj jednostavan izraz poštovanja za primaoca je vrlo važno za sve prepiske. Nakon pozdravne treba da prati tekst, koji se zove "tijelo pisma", a na kraju ostavio potpis, na primjer, "Srdačan pozdrav, Brice Petar Ivanovič."

Pozdrav u poslovnu korespodenciju

U ovom trenutku bi trebalo dodatno izoštriti fokus, kao što je vrlo važno u svakom aspektu poslovne komunikacije gest poštovanja. Optimalna pozdrav fraza je: "Dobro jutro" ili "Zdravo." Poslovna korespondencija putem e-maila korisnik ograničenja u upotrebi izraz "Dobar dan" ili "Dobro jutro", kao primalac može pročitati pismo dugo nakon njenog prijema. Takođe nije ispravno koristiti u pozdrav kolokvijalnom izrazi upotrebljeni u neobaveznom razgovoru.

Nakon pozdravnog riječi ili fraze treba primaocu po imenu i patronimik, kao da je ime pošiljaoca je nepoznat, ovom trenutku može se preskočiti. Nakon pozdravnog govora može preći na prezentaciju meta pismo.

Priloge u poslovne korespondencije putem e-maila

Ako je glavna svrha pisanja je napisano ne samo priču i prezentaciju predmeta, ali i administracije datoteke, najbolje je da se držimo za slanje objekte na prvom mjestu. Često se dešava da mnogi brodarima, zbog nepažnje, ističući suštinu pitanje u tekstu pisma, zaboravi da priloži potrebne investicije. Ovaj nemar može negativno utjecati na poslovni ugled poslovnog pošiljaoca.

E-mail bi trebao biti prepoznatljiv i koncizan

poslovne korespondencije pravilima e-mail zahtijevaju pošiljaoca da imaju prepoznatljivo ime e-mail, koji moraju imati tačne informacije o ime pošiljaoca. Vrlo koncizan i ne izgleda glupo, službena pisma i žalbe, kada je elektronski adresu naznačenu neformalnih izraza ili riječi, na primjer, e-mail «limon_petya». Izgleda vrlo nedostojan za odraslu osobu. Za poslovne korespodencije je bolje da se stvori poseban e-mail adresu i poštuju pravila ponašanja poslovne korespondencije putem e-maila.

Pomoću funkcije Quick reply (Odgovor) na odgovor prethodno dobili pisma

Funkcija odgovora ili odgovora (u skraćenom obliku izgleda kao :) Re pomaže korisniku brz način da se odgovori na ranije poslao na pošiljaoca poruke. Ova funkcija ima i univerzalna aplikacija za čitanje prethodnog razgovora sa osobom na zadanu temu. Ali pravila poslovne korespondencije putem e-maila zahtijevaju pošiljatelja da preimenuje temu poslovnog pisanja, ako se mijenjaju vrijeme prepiske diskusije.

Prije slanja poslovnog pisma treba lekture za pravopisa i interpunkcije

E-mail olakšava razmjenu informacija, ali poslovne korespondencije treba zanemariti pravila ruskog jezika, kao što je priznao neoprezan greška može da utiče na kredibilitet pošiljaoca. Prije nego što poslati e-mail, trebali biste vidjeti nekoliko puta tekst i temeljito provjeriti ofograficheskih i interpunkcije grešaka. Mnogi e-mail klijenti imaju mogućnost pravopisa ček, tako da treba obratiti pažnju na riječi istakao u crvenoj boji. Ako ste u nedoumici u ispravan pravopis, treba tražiti pomoć od Interneta ili provjeriti pravopis pomoću rječnika pravopis.

adresat polje treba popuniti u posljednje skretanje

Da biste izbjegli slanje nedovršena ili nemontirani slova odredišta adrese poslovnog pisma trebao bi biti završen u pravom trenutku prije slanja. Ovo pravilo je također uključena u osnove poslovne korespondencije putem e-maila. Dešava se da prilikom popunjavanja polja Odredište e-mail ponuditi listu prethodno koristi od strane primaoca, također treba izoštriti fokus kako ne bi greškom pošalje poslovne pismo sačinjen od strane primaoca.

Strukturiranje poslovnog pisma

Tekst pravila strukturiranja se ne odnose samo na papiru, već i pravila poslovne korespondencije putem e-maila. To nije zgodno da primalac čitanje velikih količina tekstualnih poruka na ekranu. Da bi pojednostavio ovom trenutku treba da bude da se prekine tekst logično formirali male stavovima i izbjeći pisanje poslovnih pisama sofisticirane prijedloga teksta. Optimalna dužina jedinstvene kazne u poslovnom pismu bi trebalo biti više od petnaest riječi.

Suština poslovnog pisma treba dati o meritumu

Uz ovu temu poslovnog pisma, a primalac treba da kategorije i jasno formulisana prva i druga rečenica teksta. Zadatak pošiljaoca je da se predstavi na početku pisanja problem ili pitanje na koje je bavi primaocu. U prvoj rečenici, to bi trebalo biti određeni cilj koji se šalje u poslovno pismo. Uzorak: "Obavještavamo vas da su uslovi obaveze po ugovoru №45 od 2017/02/01," Na stavljanje rasutih materijala "privodi kraju. Da produži ugovor, treba podnijeti još jedan paket dokumenata. " Zahvaljujući određenim ciljnim primalac je u stanju da shvati glavna ideja poslovnog pisma. Ako slova preveliki tekst, bolje je da iskoriste objekat pričvršćivanje funkcija investicija u obliku teksta dokumenta, ali uz okvir za tekst treba prepustiti priloženih esej koja svijetli poslovni pismo. Uzorak: "Šaljem vam uvesti elektronsku kopiju pisma" Mac-operacija ". Molimo obavijestite vašu odluku o produženju ugovora №45 od 2017/02/01, "Na stavljanje rasutih materijala" u pismu roka. "

Za svaki poslovni e-pošte mora biti odgovoreno

Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije, primalac ignorira poslovne pismo, iz bilo kog razloga. Ponekad to može zaista biti slučajevima kada se odgovor ne može dati zbog određenih situacija, na primjer, termin rješenje problema može potrajati nekoliko dana ili primalac je u razmišljanju i ne može odmah odgovoriti na pitanje. U ovom slučaju, kratak komentar o tom pitanju, na primjer, "Zdravo, Peter Ivanovich treba dati. Dobio sam tvoje pismo, ali danas da je teško odgovoriti, jer moram da se konsultuje sa nadređenima. Ja ću prijaviti vaš problem u generalni direktor naše kompanije i da će dati službeni odgovor do kraja sedmice. S poštovanjem, Sales Manager Belov Ivan Gennadevich. "

Važno je zapamtiti da ako nema odgovor se daje u roku od tri radna dana, činjenica da je tišina primaoca poslovnog pisma može se procijeniti kao zanemarivanja ili odbijanje da komuniciraju sa pošiljaoca.

U izradi je pismo odgovor bi trebao odgovoriti na sva postavljena pitanja

Ako pismo je upućeno primaoca će ispitati karakter, prilikom sastavljanja pismo treba dati odgovore na pitanja prioriteta, koji je prisutan u rezultirajući tekst poslovnog pisma. Ako su vam pitanja, pošiljalac očekuje da će dobiti konkretne odgovore. U izradi pismu odgovore ne bi trebalo da budu numerisane, potrebno je samo da izrazi misli u red. Da bi odgovorili na sva ova pitanja, prvo treba da ponovo pročita nekoliko puta dobila poslovno pismo, a ako previše pitanja, najbolje je da ih pišu odvojeno, da ne biste propustili. Ako ne možete dati odgovor na neka od ovih pitanja, potrebno je naglasiti da u ovom trenutku, iz bilo kog razloga, odgovor se ne može dati.

Da ne zloupotrebljavate akronimi, emocionalni dizajn i kapitalizirati

Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije, gdje se razrijediti pošiljatelja, koristeći neformalne znakova u obliku osmijeha. Njihova upotreba je popularan na društvenim mrežama, ali pravila poslovne korespondencije ne pozdravljaju kao što prikazuje emocija, jer primalac ne može znati svoju pravu vrijednost, i prihvatiti ih kao neshvatljivo da ga skup interpunkcije grešaka.

Također je vrijedno da se odrekne pisanja teksta velikim slovima. Na internetu skup riječi slovima se zove "viče fraze" i takve fraze često nose negativnu boju. Primalac prilikom čitanja elektronsko poslovanje pismo može se smatrati negativnim font koji će biti štetno za percepciju značenja. U slučaju da je potrebno poslovni dopis da se naglasi važnost trenutku, bolje iskoristiti uvodnih fraza, na primjer, "Imajte na umu da morate osigurati paket dokumenata za produženje ugovora najkasnije do 2017/10/02 godine," ili "Imajte na umu da su ti dokumenti produženje ugovora treba dostaviti do 2017/10/02 godine. "

Nije potrebno da prenose osjetljive informacije putem e-maila

Za prenos ličnih ili povjerljive informacije je bolje da napusti e-mail računa, jer postoji opasnost od prisluškivanja od strane hakera informacije će se koristiti za svoje potrebe. Takve informacije mogu uključivati: telefonske brojeve, lozinke kreditnih kartica, osobne bankovne račune, itd Važno je imati na umu da se informacije pohranjene na mail agent server i u slučaju hakiranja može biti ukraden ...

U pismu se nužno mora biti potpis pošiljaoca

Kao što je ranije spomenuto, svaki je poslao e-mail mora sadržavati konkretizovana potpis. Često poštanski sandučići programeri predstavio Potpis blok, u kojem možete unijeti vaše podatke o položaju, ime i kontakt broj telefona. Nakon toga, uređaj će automatski biti prikazana na kraju svakog e-pošte, koja će pojednostaviti kucanja. Važno je da se stvori potpis koji primalac je uzvratio sa slovom ispravnu adresu pošiljaoca. Primjer potpisa može izgledati ovako: "Iskreno, direktor prodaje Petrov Nikolay Aleksandrovich 79810000000."

Donošenje zaključaka, treba napomenuti da je u cilju da shvate kako poslovati korespondencija putem e-maila, nije potrebno da se razvije dodatne i složene elemente. Trebalo bi samo držati osnovnih pravila bontona i poštuju pravila ruskog jezika.