Šta je kancelarijski posao i tok posla?

Uspeh u poslovanju u velikoj mjeri zavisi od njegove ispravne organizacije. I menadžeri i obični radnici treba da znaju koji je poslovni posao. Koje su njene osobine, koje vrste postoje, i koji regulatorni dokumenti treba uzeti u obzir prilikom organizovanja radnog procesa?

Šta je klerički posao?

Svaka organizacija, bez obzira na oblik vlasništva i karakteristike, u toku svojih aktivnosti stvara niz radova. To mogu biti naredbe i pisma i protokoli. Svi se odnose na organizacionu i administrativnu dokumentaciju.

Kancelarijski rad je aktivnost za kreiranje dokumenata organizacije, izvršenih prema određenim pravilima i zahtjevima. Najčešće, preduzeća dodeljuju posebne radnike angažirane samo u ovoj oblasti. U malim firmama, funkcija sekretara može se dodeliti skoro svakom zaposlenom.

Ako shvatite suštinu terminologije (šta je klerički rad), onda je poreklo riječi postalo jasno. Ovo, iznad svega, određuje službene informacije na materijalnom mediju. Tokom ovog procesa kreiran je organizacioni i administrativni dokument, koji kasnije inicira određene akcije.

Sam izraz "uredski rad" pojavio se pre mnogo vremena, ali tek sredinom prošlog veka formalizovan je, fiksiran u normativnim dokumentima na državnom nivou.

Kancelarijski rad i cirkulacija dokumenata - šta je to?

Organizacija ne može postojati nezavisno od zakona. U njemu uvek postoji kancelarijski rad i cirkulacija dokumenata. Šta je to, koji su specifičnosti prenosa hartija od vrednosti, kako ih pravilno registrovati? Ova pitanja rešavaju stručnjaci: sekretari, arhivisti, zaposleni u kadrovskoj službi.

Kancelarijski rad obuhvata snimanje informacija na fizičkom mediju, stvaranje papira ili elektronskog čina. Na osnovu toga izgrađena je cirkulacija dokumenta organizacije - kretanje naredbe ili pisama, od njenog stvaranja do završetka izvršenja i slanja u arhivu ili uništenju.

U zavisnosti od mesta kreiranja poslovnih papira o zaposlenima i menadžmentu organizacije, tok dokumenta je podeljen na spoljašnje i unutrašnje. Od izvora će zavisiti dalje putanje naloga, naredbi, slova.

Interni radni proces organizacije pretpostavlja sledeće faze:

• Izrada nacrta dokumenta;
• Koordinacija;
• Potpisivanje nacrta dokumenta, datuma i registracionog broja; Od momenta registracije se smatra da je zvanično izdato i prihvaćeno za izvršenje;
• Dovođenje sadržaja na izvođače i kontrolu;
• Izvršenje instrukcija;
• Izvršenje izvršenog dokumenta za naknadno skladištenje, zavisno od vremena i potrebe;
• Uništavanje poslovnih papira sa isteklim rokovima ili njihovo arhiviranje.

Faze spoljnog kretanja dokumenata su uglavnom slične, ali postoje neke razlike:

• Dokumenti dolaze u kompaniju spolja. To mogu biti dokumenti viših i nižih organizacija, filijala, normativnih akata od zvaničnih organa, sudskih naloga, pisama građana.
• Svi poslovni radovi koji su primljeni u organizaciji moraju bezuspešno proći kroz proceduru registracije. To potvrđuje da su preuzete za kontrolu.
• Sledeća faza je rad sa dokumentom, upoznavanje ili izvršavanje uputstava.
• Ako je potrebno, donese se službeni odgovor.
• Poslednja faza je registracija za dugotrajno ili arhivsko skladištenje i eventualno uništenje.

Osim toga, u odnosu na rukovodstvo organizacije, razlikuju se sljedeće vrste radnih tokova:

• Rastući - od podređenih do supervizora (objašnjenja);
• Odozdo - od menadžmenta do zaposlenih (naloga);
• Horizontalno - između vršnjaka (akti, protokoli).

Sve faze kretanja dokumenta su fiksirane u posebnim časopisima. Mogu se izvoditi u nekoliko varijanti:

• Dnevnici za kretanje dokumenata;
• Dokumentne kartice;
• Elektronsko upravljanje dokumentima je najčešće u većini organizacija.

Posebnosti vođenja sudskih zapisa

Mnogi ljudi se pitaju šta je pravosudna evidencija i kakva je razlika od generala. Sudski slučaj je nešto drugačiji paket dokumenata i materijalnih dokaza. Pravilno skladištenje i kretanje obezbeđuju transparentnost sistema za sprovođenje zakona. Upravljanje sudskim spisima, za razliku od organizacionog, ne može biti dobrovoljno. Obavljaju ga ovlašćena lica i strogo se kontrolišu. Za njega su sve faze, uključujući i uništenje, normativno i striktno definisane.

Funkcije sekretara

Većina zaposlenih u preduzeću vrlo nejasno zamišlja šta su kancelarijski radovi i cirkulacija dokumenata. Za sekretara, to je profesionalna aktivnost.

Sekretarijat preduzeća obavlja glavnu funkciju podrške za upravljanje dokumentima. Prema obliku i posebnostima rada, organizacija kancelarijske službe preduzeća podijeljena je na sljedeće tipove:

• Centralizovano - svi sekretari su u jednoj odeljenju i izveštavaju glavnom službeniku ili višem sekretaru.
• Decentralizovani - sekretari i zaposleni koji obavljaju svoje poslove raspoređeni su od strane organizacionih jedinica i podređeni su različitim supervizorima.
• Mešano - najčešće se nalazi u velikim organizacijama.

Specifičnosti cirkulacije dokumenata na preduzeću će direktno zavisiti od formata usvojenog sekretarijata.

Uputstvo za rad u kancelariji

Bez obzira na veličinu i oblik vlasništva, u bilo kojoj organizaciji treba da postoji regulatorni akt koji reguliše kretanje dokumenata. Šta je priručnik za vođenje dokumenata, i kako ga sakupljati? Ovo pitanje briga ne samo sekretarima, već i liderima.

Uputstvo za vođenje evidencije je interni normativni akt organizacije, usvojen nalogom ili uputstvom rukovodstva, na neodređeno delovanje. Ona opisuje sve faze prolaska dokumenta, spiskove postova čiji potpisi mogu potvrditi autentičnost službenih papira, daje primjere dizajna, oblika i oblika.

Upravljanje kancelarijskim radom

U malim organizacijama sa niskim nivoom posla (manje od 200 godišnje), ne postoji pitanje kakvo je upravljanje upravljanjem dokumentima. Sve odlučuju sami zaposleni ili čak i glava.

Ako zadaci upravljanja evidencijom nisu direktni za zaposlenog i nisu navedeni u njegovom ugovoru o radu, izdaje se uredba o dodeljivanju ovih funkcija. Ovaj dokument treba da detaljno navede dodatne odgovornosti, odgovornosti i nadoknade.

Karakteristike upravljanja kadrovima

Ako organizacija ima najmanje jednog zaposlenog, onda će biti potrebno kreirati radne dokumente. Pitanje, šta je kadrovsko evidentiranje, posebno je aktuelno za preduzeća sa malim brojem zaposlenih.

Upravljanje evidencijama kadrova - je osigurati kretanje određenih dokumenata vezanih za radnu aktivnost zaposlenih u preduzeću. Obično te dužnosti obavljaju zaposleni u specijalnoj jedinici - kadrovskoj službi. Njihove funkcije uključuju prijem, obradu i čuvanje kadrovske dokumentacije. Uključujući obradu ličnih podataka koji su tajni.

Radni tok osoblja obično se provodi odvojeno od generala poštujući pravila tajnosti i mogućnosti čuvanja.

Optimizacija kancelarijskog rada

Uprkos brzom razvoju digitalnih tehnologija, mnogim organizacijama je teško optimizirati radni tok. Nastavite na star način kako biste zadržali papirnu korespondenciju i vodili redovne registarske evidencije.

Ovo je rezultat dva faktora:

• Otpor na inovacije zaposlenih u preduzeću;
• Nedostatak finansija.

Menadžeri bi trebali zapamtiti da optimizacija toka posla sa značajnim investicijama daje primjetan ekonomski efekat.