Vrste nomenklature poslova, njihove osobine i svrhu

Organizacija efikasnog upravljanja dokumentima u preduzeću je nemoguće bez stvaranja odgovarajućih uvjeta za to. или на бумажных носителях. Jedan od njih djeluje kao nomenklatura poslova u elektronskom obliku ili na papiru. Ako je specijalista, čije su aktivnosti povezane s dokumentima, pitajte: "Koje su vrste nomenklature poslovi", - mora ih precizno nazvati. Činjenica da su oni dužni da znaju klasifikacije da se brzo orijentirati se u nizu dokumentacije.

Opseg predmeta: pojam, vrste, sadržaj, vrijednosti

Prije nego što opisuje redoslijed stvaranja, razumiju terminologiju. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Vrste predmeta nomenklature su kategorije razvijen na propisanom obrascu sistematskog spiskovi kompleksa dokumenata stvara kompanije tokom svoje aktivnosti, što ukazuje na period skladištenja. Oni su neophodni za brzo pretraživanje potrebnih radnji. brzina transakcija će zavisiti rasponu kvaliteta. Lista koje se koriste za distribuciju i grupa akata implementiran u folderu, siguran indeksacija osnovan zadržavanja perioda. Oni pružaju stvaranje referentne datoteke i služi kao izvor računovodstvenih informacija. , как типовая, примерная, индивидуальная. U praksi, ove vrste nomenklature koristi radova kao tipični, uzoran pojedinca. Kompanija je u obavezi da samostalno izradi popis uzimajući u obzir specifičnosti njihovih aktivnosti.

zahtjevi

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. S obzirom na opseg vrstama predmeta, njihove karakteristike i svrhu, propisi definira pravila koja se koriste u njihovoj kompilaciji. prati prilikom formiranja liste:

1. Obratite pažnju na jedinstvo pristupa računovodstva, opisuje, organiziranje, pretraživanje i pohranjivanje dokumenata.
2. Koristite indeksiranje. On pruža izmjene i dopune, ispravke i dopune relevantne dijelove liste.
3. Kontrolirati indeksa stabilnosti.

Opšte karakteristike

, указанные выше. Neka nam ukratko ispitati svrhu i opseg vrstama predmeta navedenih. Individualni liste su razvijeni za konkretnu organizaciju. Oni odražavaju dokumentacijom za svakodnevne svoje aktivnosti. U istoj industriji imaju tendenciju da se uključe kompanije koje koriste istu vrstu djela. номенклатуры дел. Za njihovo ujedinjenje i grupe koristeći standardne nomenklature i oko e poslove. Potonji imaju preporuku. дел являются обязательными. Tipična vrsta predmeta nomenklature su obavezna. Obično se instalira s jedinstvenim indeksom za kompanije širom industriji (sistem). Tipične i uzoran nomenklatura sastavio roditelja organizacija. Oni služe kao osnova za formiranje pojedinačnih oglasa za određene poslove. Oni, pak, u skladu sa sporazumom sa višim strukturama. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Vrste nomenklatura poslova i njihov dizajn imaju kvalificirani profesionalci. Oni su privučeni inventar i organizaciji rada s njima. Formirana nomenklatura treba koordinirati sa poslovnim ured i arhivu.

važan faktor

Nomenklatura poslova mora biti prisutan na svakom poduhvatu, bez obzira na postojanje standardnog ili inventar. Za organizaciju smatra optimalan razvoj konsolidovanog dokumenta. подразделений. To uključuje sve vrste nomenklature odjeljenja poslova. Integralnu listu dogovoreno sa odgovarajućim arhiva. Nakon njegovog odobrenja, lider u strukturne jedinice prebačen sekcije pražnjenja za upotrebu u njihovom radu.

Specifičnosti pripreme

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Za zaposlene, razvijanje kontrolne liste, važno je znati ne samo ono što su različite vrste nomenklature poslova, ali i sastav, broj dokumenata koji se koriste u preduzeću. U svojim aktivnostima, stručnjaci koriste položaj organizacije, tekuće i prošle godine popis djela, osoblje, klasifikacije, inventar, referentne datoteke i tako dalje. Klasifikacija nomenklatura šema prvenstveno će ovisiti o strukturi preduzeća. Velikog značaja i funkcije koje ostvaruje organizacije. U tom smislu, kao kategorija klasifikacije može djelovati kao unutrašnje podjele, i zadatke upravljanja.

vrste dokumenata

Opseg predmeta treba da obuhvati sve radnje koje odražavaju aktivnosti kompanije. Dokumenti koji se koriste od strane javnih udruženja su uključeni u popis organizacija s kojima su nastali. U nomenklaturi mogu biti prisutni i nedovršeni posao koji je došao iz treće strane kompanije za rješenja, referentne datoteke. Nije uključeno u popis publikacija. To uključuje, između ostalog, uključuju odluke zbirki, biltena, priručnika, referentne časopisa, brošura, znakova i tako dalje. Ne uključuju niz pisama i drugih pomoćnih materijala, koji ne odražavaju glavne pravce organizacije.

Opšta naredba

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Tekst nomenklature slučajeva ima oblik lista sekcije i podsekcije klasifikacije sheme. Istovremeno navedene zaglavlja složene dokumente. Potrebne informacije iz dokumenata se snimaju u obliku izjave. Nakon toga, oni se koriste u formiranju projekta stavke. Na listi se mogu pojaviti u obliku tabele. Na primjer:

Nomenklatura poslova u kazneno-popravnim tip škole 8

Određivanje jezika za naslove

To se provodi prema utvrđenim pravilima. Konkretno, što bi trebalo:

1. U uopštene obliku precizno odražava sadržaj predmeta, sastav dokumenata koji se nalaze u njemu, vrsta i funkcionalan dodatak.
2. Uključuju vezni elementi raspoređeni u jasan slijed:

• Naziv tip ili podtip. Ovo može biti korespondencija dnevnik, narudžbe, protokoli, i tako dalje.
• Naziv organizacije / strukturna jedinica. Tu će sadržavati informacije o programer / autor dokumenta.
• Naziv firme, koji će biti upućen ili iz koje se pretpostavlja da se djela koja se nalaze u ovom slučaju.
• Kratak opis dokumenata.
• Ime teritorija, koji je povezan sa sadržajem djela.
• Period (datum), na koji se dokumenti se nalaze u predmetu. Ona također pruža informacije o dostupnosti primjeraka.

Djeluje na jedno pitanje

U formulisanju naslova slučajeva u kojima postoje takve radove, ako oni ne uključuju sekvence izvršenje, riječ "dokumenata", a na kraju (u zagradama) pokazuju svoje glavne vrste. To može biti izvještaji, planovi, itd formulacija može biti npr kako slijedi :. "dokumenti o seminarima na arhiva u preduzeću (lista preporučenih nastave publikacija, lista)."

prepiska

Naslovi slučajevima u kojima je sadržan, uključuje odgovarajuće termin. Iza riječi "prepiske" ukazuju na ono pitanje i od koga ga je provedena. U naslovu predmeta u kojima postoje slova homogena dopisnika, njihova imena se ne daju. Umjesto toga, oni ukazuju na zajedničke vrste. Formulacija, na primjer, može biti ovo: "Dopisivanje s grane na godišnjem izvještavanje i planiranje organizacije." Ako postoje slova u različitim dopisnika, oni su također nisu navedeni. U ovom slučaju, ukazuju samo predmet komunikacije. Na primjer: ". Prepiska o pitanjima koja se odnose na adaptaciju osoblje" Ime određenog dopisnik pokazuju samo kada je u činjenici da sadrži samo slova na njega i od njega.

Dokumenti koji se odnose na određeni lokalitet

Ako se stvari formirana od takvih djela, naslovi su navedeni nazivi odgovarajućih administrativno-teritorijalne jedinice. To treba uzeti u obzir broj nijansi:

1. Ako je sadržaj seta dokumenata obuhvata nekoliko homogenih područja, njihova konkretna imena nisu navedeni. U ovom slučaju, s obzirom na njihov ukupni naziv modela. Formulacija može biti: "Dokumenti o organizaciji interakcije šefova odbrane u borbi protiv terorizma."
2. Ako je sadržaj se odnosi na jednu od administrativno-teritorijalna jedinica, njegovo ime je navedeno u zaglavlju.

dodatno

U slučajevima naslov, koji će uključivati planskih dokumenata / izjava uključuju podatke o periodu za koji su u sastavu. To može biti jedna četvrtina ili godinu dana, pola godine. Naslovi slučajeva åvrsti homogene dokumenata, prezime naveden je u množini. Na primjer: "Narudžbe na promociji zaposlenih u organizaciji."

stvaranje volumena

U slučajevima u kojima se pretpostavlja da će biti formirana od nekoliko dijelova (na primjer, uz značajnu količinu dokumentacije), prvi formulisao zajednički zaglavlje, a zatim (ako je potrebno) - naziv za njegove dijelove. Posljednjih obavljao funkciju ažuriranja. Na primjer: "Memo za 2015. godinu", "Volume 1. Memo za 1. polovini 2015.". U toku formiranja i čišćenja kompleksa zaglavlja može se navesti dokumente. Istovremeno je zabranjeno uključivanje u njima moderniji, nespecifične tekst. Konkretno, to nije dozvoljeno koristiti takve riječi kao "drugačiji", "generalni prepiske" i tako dalje. Preporučuje se da se izbjegne korištenje komplikovano skretanja i uvodnih riječi.

aerodinamičnost

To se može učiniti na dva načina:

1. Prilikom formiranja nomenklature cjelokupne organizacije na vrhu liste duže naslove na poslovanje, uključujući organizacijske i upravnih akata. Dalje, u silaznom redoslijedu njihove važnosti za označavanje imena ostalih kategorija (ugovorne, planiranje i izvještavanje, itd.) Konsolidacija slučajeva u strukturi particiju, kao i ustupanje prezimena zasniva se na specifične i funkcionalni odnos radnje u njima.
2. U formiranju konsolidovani popis imena sekcija će djelovati direktno imena podjele na temelju kojih je izrađen sheme klasifikacije. Imena su raspoređeni u skladu sa osobljem.

Definicija termina

Pre-set razdoblju potrebno je osigurati organizaciju redovnog praćenja njihove realizacije, pravovremeno prilagođavanje načina skladištenja. Na primjer, vrijeme može se razlikovati od privremenog do trajnog, ako postoje razlozi za to. Propisanom roku mora biti u skladu sa modela podataka (odjela) spisak dokumenata koji se stvaraju tokom rada preduzeća. Ako je takva lista nije dostupan, koristite približnu / tipična nomenklature. Određivanje zadržavanja perioda može se odvijati u koordinaciji sa nadležnim organima Savezne arhiva.

Dodjela indekse

To se vrši za operativne i bez greške identifikaciju predmeta i dokumenata koji se nalaze u njima. Indeks predstavlja simbol formiran sa arapskim brojevima. To može uključiti kod podjele uz dodatak serijski broj predmeta (s crticom). Na primjer, odjel računovodstva je dodijeljen broj 05. Kao dokument, otvaranje dio godišnjeg zagovornika izvještaju. Prema tome, predmet koji sadrži akt, kao dio konsolidovanog lista je indeks 05-01.