Opseg predmeta. Redosled formiranja

Svi dokumenti nakon njihovog izvršenja moraju biti grupirani u ovom slučaju. Izraz "poslovanje" u skladu sa GOST 51141-98 treba shvatiti jedan dokument ili set dokumenata, koji se odnose na određenom smjeru organizacije i staviti u folder pod poseban omot. Za pravilno formiranje, skladištenje i snimanje predmeta u svakoj organizaciji godišnje mora (uzimajući u obzir promjene u spoljašnje i unutrašnje okruženje) komponentu nomenklaturi poslova, koje je neophodno za brzu pretragu dokumenata.

Kada formiranja poslove bilo koje jedinice treba da se rukovodi zahtjevima jedinstvenog državnog sistema evidencije. Glavne odredbe su navedeni u GOST 51141-98, glavni dokumenti Odjela arhiva ruske vlade, smjernice arhivirati tijela liste dokumentarnog materijala. Imperativ je da se u skladu sa uslovima skladištenja dokumenata i datoteka. Ako organizacija sa složenu strukturu i mnoge funkcije u svakom odeljenju i širom organizacije primjenjuju jedinstvena načela organiziranja dokumenata, formiranje i slučajeva indeksiranje. Stoga osoblje Odjela nomenklaturi poslova, kvaliteta usluga, bilo koje druge strukturne jedinice treba da se formira ili organizacija, uzimajući u obzir zahtjeve normativnim dokumentima.

Na prvi korak je da se identifikuju pitanja i kategorije dokumenata, koji mora uključivati slučajevima nomenklature jedinice ili organizacije. Trebalo bi da polaze od potrebe da se pokrije cijeli iznos dokumentacije kako stvoriti i dobiti. Kada vidite nova pitanja koja nisu obuhvaćena nomenklature, potrebno je napraviti dodatke. Obliku poslova nomenklatura bi trebalo da omogući pravovremeno ažuriranje to. Stoga, kada indeksiranje poslova treba da pruži mogućnost novih indeksa i isključiti zamijeniti prethodno dodijeljena indeksi već formirane slučajeva. Prolazi nedovršenog posla prenijeti u sljedeći raspon godine od očuvanje izvornog broja.

Naslov svakom slučaju mora biti jasno i potpuno otkrio sastav predmeta i sadržaj dokumenata koji se nalaze u ovom folderu. Na folder mora biti naveden indeksa i rok trajanja slučaja. Konsolidacija slučajeva vrši se na temelju nominalne, na primjer, naredbe, protokoli, uputstva i tako dalje. Slučajevima može biti konfiguriran u detalje, na primjer, korespondencija sa određenim reporter, prepiska za nabavku sirovina, korespondencija sa novinarima, u kombinaciji na teritorijalnoj osnovi, i tako dalje.

Kada grupiranje dokumenata treba obratiti pažnju na pogledu njihovog skladištenja. ne mogu se kombinirati u jednom slučaju dokumenata privremenog i trajnog skladištenja ili različitim periodima skladištenja. To nije dozvoljeno da se u nacrtu sporazuma, nebitno dokumente ili opcije kopije množe. U formiranju poslova treba provjeriti u prisustvu svih potpisa dokumenata i odgovarajuće odobrenje.

Indeksiranje poslova i redoslijed prioriteta treba kako bi od važnosti. Prvi navodi najznačajnijih dokumenata (nalozi, propisa ili drugih administrativnih dokumenata). Nomenklatura poslova treba da sadrži indekse i naslove poslova, uslove i način skladištenja, naređenje za evakuaciju. Opseg predmeta odobrio uspostavljeni poredak u organizaciji i složio se sa službenika u Državnom arhivu u regionu. Na kraju godine u nomenklaturi izdaje konačni zapisnik pokazuje broj predmeta u kojima su otvorene tokom godine u svakoj kategoriji. Podnošenje slučajevima trajnog arhiviranja ili odlaganja privremeno slučajeva za pohranu (po dospijeću) se provodi u skladu sa utvrđenom Uputstvom o kancelarijskom-rad desne organizacije.