Office Manager. Posao funkcija

U svojoj ulozi "Office Manager" većina poslodavaca vidjeti radnici koji obavljaju prilično širok spektar odgovornosti. Svrha uvođenja kadrovske jedinice - osigurati nesmetan rad ureda, ili čak i više servisa odgovoran za to. Ako želite nije obična sekretarica, odgovaranje na telefonske pozive, primanje pošte i posjetitelja, naravno, Office Manager - je glava, kao zaposlenik zahtijeva određene ovlasti i autoritet. Bez nje, ne bi bio u stanju da efikasno obavljati svoje dužnosti.

Kao dio svoje osnovne zadatke, lista zadataka koje treba obaviti u kancelariju menadžer, mora pokrivati najmanje pet područja. Treba shvatiti da je uredu - to nije u prostoriju u kojoj je glavni sjedi, i mjesto gdje se još uvijek obavlja administrativne i upravljačke funkcije. A to znači da se kvalitet i vrijeme će ovisiti o tome kako će posao biti izgrađen office manager.

Odgovornosti upravljanja. Oni uključuju planiranje rada ureda, njegove organizacijske strukture, zaposleni upravljanje, uvođenje korporativne kulture, razvoj komunikacije sa partnerima i politici kontrole nad svojim poštovanje.

Administrativne funkcije. Oni uključuju organizaciju ureda, uspostavljanje odnosa između službi, distribucija poslovnog prostora među zaposlenima.

Domaćinstva dužnosti. Office Manager treba dogovoriti nabavku uredske opreme, pribora, potrošnog materijala, opreme za domaćinstvo. Osim toga, ona mora osigurati ureda čišćenje, održavanje uredske opreme, pravovremeno plaćanje računa za komunalije, najam , itd

Kontrola dužnosti. Ova aktivnost uključuje obavljanje revizije, revizije, popis materijalnih sredstava, dokumentacije.

Izvještavanje. Oni uključuju pripremu izvještavanja dokumenata (informacije) za glavu.

Ovisno o veličini organizacije, član osoblja može biti poseban izvođač optužen za upravljanje (za mala preduzeća), i može dovesti cijelu uslugu. Istovremeno, šef organizacije treba shvatiti da je univerzalizacije želje zaposlenih, pripisivanje svojih dužnosti stvari koje leže u nadležnosti drugih usluga, nije uvijek opravdana. Na primjer, nije potrebno da se učita Takve računovodstvene zaposlenih, upravljanje osobljem, itd Takva miješanje je obično negativan utjecaj na kvalitetu rada. Razlog za to leži u činjenici da su njegove dužnosti mnogo širi nego dužnost da osigura rad ureda, oni prožimaju cijelu organizaciju. Stoga, čini posao, office manager bi trebao biti da se fokusiraju na iskustvo i vještina iznad pet područja djelatnosti, a ne širiti ih previše širok spektar odgovornosti često nije vezana za rad ureda softvera. U ovom slučaju, poslodavac je u potrazi za kvalificirano osoblje u ovoj oblasti ne treba zaboraviti, za koje mu je potrebno zaposlenog, a ne da bi višak sporednih zahtjeva funkciju.