Šta je poslovni proces? Razvoj, modeliranje, optimizacija poslovnih procesa

Modernih metoda upravljanja kompanije se sve više pozajmiti stranih tehnike i tehnologije. I to ne zato što je u modi, već zato što je zgodan i efikasan. Jedna od tih metoda obara sve rutinski rad na osnovnim komponentama, a zatim detaljno opisuje svaki dobio poslovnog procesa. Potrebno je dosta vremena, ali zaključio shema omogućava da se pronađu i slabosti i previše naduta odgovornosti i zadataka jasno. Jednom trošenja upravljanje vremenom može prenijeti neke od svojih odgovornosti niz vodu, oslobađajući sebi vremena za strateško planiranje.

Život po planu

Druga stvar je da je osoblje kompanije često ne razumiju značaj ovog postupka i pozdravlja spremnost menadžmenta za identifikaciju ključnih poslovnih procesa. Ipak, sve moramo razumjeti modeliranje i opis elementarne operacije svake jedinice, pa čak i zaposlenih. Što je još gore, ako se stanje u kompaniji ima zaposlenih koji studiraju poslovne procese kompanije. Oni neprestano nešto pitaju, rastrojen i na drugi način ometa provođenje direktnog funkcionalne odgovornosti svih kadrova. Šta da radim?

Počnimo iz daleka. Svako jutro, prije nego što većina nas zadatak - da dođu na posao. Za svoje uspješnih rješenja treba vremena da se probudi, da zajedno i održati u nekim transport (bez obzira da li se radi o osobnim autom ili metro automobil). Zatim, svaka komponenta može se oborio u manje postupaka: kako bi se probuditi na vrijeme, možete postaviti alarm, a možete pitati nekoga da se probudite, itd Bez obzira na rezultat odluke metoda (pravovremeno buđenje) je postignut ... Ali uspon, naknade i način da rade različite metodologije rješenja i krajnji rezultat. Zapravo, došli smo do prvog definicije.

Za ono što je sve što je potrebno

Dakle, poslovnih procesa - određeni slijed jednostavnih radnji koje transformiraju resurse u korisnu krajnji proizvod. U našem primjeru života, postoje tri različita procesa, od kojih svaki zahtijeva vlastite informacije ulaz i nakon nekoliko manipulacije dovodi do željenog rezultata. Idite na kompaniju. Bez obzira na vaše poslovanje u svakoj kompaniji radu određen je profesionalni odnos zaposlenih: prijenos informacija, definicija potreba za proizvod, analiza proizvodnje i resursa, itd i važno je napomenuti da su svi gore ima vrijednost samo ako su ispunjeni tri uslova ..:

- Informacije koje su zainteresirani za nju zaposlenika;

- to se radi u pravom trenutku;

- obliku u kojem je predstavljena informacija je prilično jednostavan i jasan.

Da sumiramo gore navedenog, može se reći da je poslovni proces - je protok informacija, odgovarajući na tri pitanja: što, gdje i kada. To je za taj posao je izvedena glatko i kontinuirano, neophodno je da se odredi njegovih komponenti. U tom slučaju neće biti dupliranja poslova, nedostatak izvođača ili zastoja.

Kada jasno definirane poslovne procese, svaki zaposleni prestaje biti neophodan. Ne zaboravite koliko puta je morao da čeka, kada će biti bolnica (ili povratak sa odmora) neke njegove kolege; u odsustvu na telefon se ne zaustavlja zvoni, i svi pokušavaju da shvate šta i kako radite. A ako vam odgovoriti na zahtjev za vođenje i napravio prilično detaljan opis poslovnih procesa, možete razveseliti i miran i opuštanje, a ponekad samo za ručak ...

Što se tiče definicije formalnog jezika, mi ćemo reći da je opis poslovnih procesa, kompanija stavlja tih ciljeva:

• razumiju ukupnoj strukturi organizacije i odrediti dinamiku njenog razvoja;
• identificirati trenutnim izazovima i šansama za njihovo prevazilaženje;
• uspostaviti jasna za sve učesnike (programeri, korisnici, kupci, itd ...) ciljeve i zadatke sistema;
• formulirati zahtjeve za potrebne programe.

Naravno, samo po sebi, opis poslovnih procesa nije od interesa. No, ovdje je za reinženjering - primarni zadatak. Samo ako shvatimo strukturu odnosa, a način na protok informacija, možemo govoriti o promišljanje semantički opterećenja i preduzeća i njegovih pojedinih divizija. Ali reorganizacija treba izvršiti kako bi se postigli neki ciljevi: poboljšanje kvalitete usluga korisnicima; smanjenje troškova; pruža veću slobodu u odlukama izvođača (smanjenje smislu izvođenja radova) i tako dalje. d.

jednostavne klasifikacije

Najčešće, potreba da opiše informacije poslovnim procesima se pojavljuje u preduzećima sa funkcionalnim orijentisan strukture. Činjenica da su ciljevi i ciljevi različitih odjela mogu biti u sukobu jedni s drugima. To će dovesti ne samo do smanjenja profitabilnosti kompanije, ali i gubitka konkurentnosti.

Moderni pristup upravljanju je sve proces u prirodi. Sav posao se smatra kao specifičan skup procesa (od kojih je svaka se sastoji od jedne ili nekoliko osnovnih operacija). Formalizacije i standardizirati pristup usvojen po kategorijama takvi procesi (klasifikacija odvija u odnosu na dodanu vrijednost proizvoda):

• basic - one kroz koje društvo ostvaruje prihod: proizvodnja, marketing, snabdijevanja;
• kontrola - oni koji postavljaju ciljeve i zadatke službi i posebnih izvođača;
• podrška - one koje pružaju proizvodnih resursa, ali to ne dodati vrijednost finalnog proizvoda: priprema i selekcije kadrova, finansijske podrške, pravne zaštite, itd ...

Osim onih koji su već spomenuo nezavisnost ljudskog faktora i pojednostavljen adaptacija novih radnika, opis poslovnih procesa omogućava efikasno upravljanje operativnim troškovima kompanije.

svojstva

Sada postaje jasno da društvo za upravljanje ne smije samo identificirati informacije povezane teče, ali je jasno opisuju sve aktivnosti. Budući da smo već znate da je poslovni proces - je dio cjelokupnog rada, prelazi iz jedne osobe u drugu (unutar vašeg funkcionalnu cjelinu ili ne - nije bitno), a zatim preći na činjenicu da je sve na svijetu može biti ujedinjena. A profesionalne djelatnosti - čak i više.

Bez obzira na obim svakog poslovnog procesa može se opisati sa istim karakteristikama.

- Interfejs - ovo je početak i kraj na jednostavan način.

- Vlasnik - kompanija zaposlenik, koji ne samo da ima potrebne resurse za rad, ali također planira, analizira, upravlja procesom; i što je najvažnije - to je odgovoran za rezultat.

- Prijava - informacije primljene poruke u bilo kojem obliku prihvaćen u preduzeću, koji određuje potreba za informacijama i obilježavanje početka procesa.

- Exit - informacija ili materijalizovali dio proizvoda koji se konzumira izvan umjetnika klijenta.

- Artist - osoblje kompanije, koja se bavi istom procesu.

- Resources - materijal ili informacije aktivnost koja se ne mijenja tijekom rada (i to samo služi za transformaciju informacija ulazni u finalni proizvod).

- Kontrola kvaliteta - industriji ili unutrašnje (od strane tvrtke za upravljanje) pokazatelje radi utvrđivanja efikasnosti rada.

Obavezno izbor elementarnih procesa

Naravno, nije svaka kompanija mora biti opis poslovnih procesa. Ipak, postoje određeni broj predmeta koji ne rade bez toga dosadan. Koji su glavni:

• Delatnost preduzeća je automatizovano. U ovom slučaju, dijagram poslovnih procesa prevodi potrebe kupaca u običan programer jezik.
• Poboljšanje aktivnosti kompanije. Ne samo modernizaciju opreme i tehnologije za poboljšanje finalnog proizvoda; optimizaciji poslovnih procesa pruža priliku da se identifikuju prednosti i slabosti u radu i poduzeti odgovarajuće kontrole rješenja.
• Certifikaciju organizacija za međunarodne standarde (ISO). Stvorio isti za sve zaposlene sistema kontrole kvalitete.

Kako da podnese opis kupca

Modeliranje poslovnih procesa zahtijeva opis svake stavke. Kako to učiniti bezbolno za organizaciju? Tri glavne metode usvojene u svjetskoj praksi: tekst, grafički i tabelarni.

tekstualni opis uključuje sve napretka na jednostavan i razumljiv slijed. Oblik i sadržaj može biti slobodan (ako još niste razvili međunarodne ili industrijskim standardima) i regulisan dokumentima. Na primjer: odjel prodaje prenosi računovodstvenu dokumentaciju za period u odjelu za planiranje; zaposlenih u odjelu za planiranje za obavljanje analitički rad za određivanje distribucije i dinamiku potrebe za podešavanje u proizvodnji; rezultat odjela za planiranje se prenosi na odjel marketinga, gdje je analiza uzroka rasta (pada) prodaje i m. d.

Grafički dijagram poslovnih procesa omogućuje vizualizaciju rezultata analitičkog rada. Nema potrebe da da vizuelnu percepciju informacija najefikasnije podsjetiti. Stoga, sve vrste grafikona i dijagrama nam omogućavaju da brzo shvatiti što se događa i pronaći pravo rješenje.

U slučajevima u kojima je glavni zadatak reforme aktivnosti - potrebno je optimizacija poslovnih procesa koristiti obrazac tabelarni da ih opisati. Uz to lakše shvatiti redoslijed koraka i smjera protoka informacija. Tipa ploča sadrži ne samo opis funkcije redovne jedinice, ali i grafikone dolaznih i odlaznih dokumenata, naslov (može se navesti kao cijela jedinica, i pojedinog zaposlenog) i tako dalje. D.

Kako opisati poslovni proces

To nije dovoljno da izvrši analizu poslovnih procesa. Najvažnija stvar u ovom slučaju je u pravu, ali u isto vrijeme i jednostavnost opisa. Za početak da artikuliše ime jednog te istog procesa. To će pomoći da shvate svoje karakteristike, performanse i logika u ukupnom lancu proizvodnih aktivnosti.

Onda bi trebalo odrediti koje ulazne informacije koje su potrebne za pravilno izvršenje zadatka, kao i popis pružanje resursa. Snimljeni slijed jednostavnih operacija, od kojih je proces neće propustiti i ne zaboravite ništa.

Modeliranje poslovnih procesa ne može bez vlasnika procesa i praćenje njegove sistema implementacije. U tom smislu, treba naglasiti u opisu standardnog smislu performansi rada i popis dokumenata koji se šalju na sljedećem linku. Ako pojednostaviti opis bi trebao izgledati ovako: "... nakon analize prodaje za period odjela za planiranje zaposlenik ispunjava uspostavljenog oblika (sto), koji prenosi na marketing odjel ..."

Pojednostavljena shema opisa proizvodnih procesa

U sastavljanju opisi najčešće zaposleni su suočeni sa činjenicom da ne znaju kako da se verbalno komunicirati sadržaj svog rada. Poslovnim procesima sistem je bio jasan i strukturiran, možete stvoriti zapis. To odražava pitanja na koja treba dati jasan i detaljan odgovor što je više moguće. Dakle, ono što su pitanja?

• Šta? On opisuje da posebno je u toj operaciji.
• Zašto? Prenosi operacija cilj.
• Kada? On određuje koji inicira izvršenje.
• Ko? To se odnosi na specifične umjetnika.
• Kako? On navodi potrebne resurse.

Razvoj poslovnih procesa ukazuje na to da možete koristiti sve načine opisati. Dakle, ti najdetaljnije šema rada. Grafički utjelovljenje će otkriti odnos funkcionalnih jedinica, a tekst stol, i dati sadržaj svake operacije. Nažalost, automatizacija poslovnih procesa nije moguće bez ovog vremena preliminarni rad.

Kako za prikupljanje informacija

U praksi je poznato mnogo načina kako da dobiju potrebne informacije. Prvo moramo analizirati regulatorne dokumente koji upravljaju zaposlenih u kompaniji. Onda bi trebalo da sprovede intervjue sa svakim neposredni izvršilac, kako bi se opisuju sadržaj njegovog rada. Nadalje, za usavršavanje i razjasniti sporna pitanja, konzultanti, analitičari mora koristiti pratiti realizaciju poslovnih procesa.

Ako sveobuhvatan pristup rješavanju problema, automatizacija poslovnih procesa ne izgleda tako dosadan i uzaludnim.

radna grupa

A opet, ako je glavni zadatak kompanije - automatizacija poslovnih procesa, i privući vanjski konzalting društvo za upravljanje ne namjerava, nužno se postavlja pitanje: "Gdje početi?" Prvi korak je radna grupa zaposlenih u kompaniji. Poželjno je da su članovi radne grupe imaju odlične analitičke vještine i sposobnost da sluša. U stvari, kao što je već navedeno, najveći dio posla je da vodi intervjue sa poslovnim procesima izvođača.

Zatim, trebate napraviti pravu sliku o funkcioniranju sistema. Što se tiče modernizacije rada preduzeća i donose profit govoriti savršene restrukturiranja je vjerojatno da će doći do. Zbog toga je potrebno da se popravi sistem i pravac protok informacija na početku optimizacije.

Ono što je u opisu

Kako bi se izbjegla konfuzija i dvosmislenost u opisu poslovnih procesa, stručnjaci preporučuju korištenje mape procesa. Ovo normativnim dokumentima koji omogućuju da se ujedine sve akcije, bez obzira na sfere uticaja umjetnika i složenost opisanih operacija.

Bilo koje vrste mogu se podijeliti u sljedeće komponente:

• proces jedinstvenog obrasca (obično sto);
• karta poslovnih procesa (može biti predstavljen u bilo kojem obliku - tekstualni opis, grafički ili sto);
• staze (dolaznih i odlaznih tokova informacija, resursa i finansije);
• matrice različitih poslovnih procesa (Tabela interakcija između različitih procesa koji omogućava da izdvoji osnovne i srednje tokove i operacija);
• dijagram (dijagram poslovnog procesa);
• detaljan opis tekstualni;
• dokumentiranje (kreiranje dokumenata potvrđuje izvršenje procesa);
• identifikaciju pokazatelja poslovnog procesa (performanse pretraživanja i pokazatelja, koji se može upravljati ne samo napredak, već i kvaliteta);
• propisima (drugim riječima, opis posla).

pokazatelji

Kao što je već više puta naglasio, svaki proces mora biti nešto mjeriti. Potrebno je prije svega za procjenu efikasnosti cijelog poduhvata. Najčešće, stručnjaci preporučuju da testiraju poslovnih procesa u četiri faktora: vremena, troškova, kvaliteta i kvantiteta.

Ali modeli poslovnih procesa su dinamični i raznolik. Tako da često nije dovoljno za procjenu samo na brzinu izvođenja radova; morate uzeti u obzir uvjete rada, i preduzeća infrastrukture. Osim toga, gotovo sve industrije ne može postojati bez dobavljača, financija, logistike i partnera. To je ujedno i mjerljivih pokazatelja.

I, naravno, ne smijemo zaboraviti o medijima i ljudski faktor. Što je veći nivo treninga, manje vremena je potrebno da se komentar instrukcije i ulazak informacije.

U srcu većine načela strukturne analize i dizajna (SADT - Strukturna analiza i tehnika dizajn) metodologija modeliranja je sada postavljen, kao i neke algoritamske jezike. Možete govoriti o postojanju nekoliko modela osnovne analize poslovnih procesa:

- Business Process Modeling - u stvari, modeliranje - otkriva funkcionalni aspekt postojanja kompanije.

- Work Flow Modeling - opisuje radne procese i sličan je crtanje dijagrama toka.

- Data Flow Modeling - za razliku od prethodnog, opisuje tok podataka (informacija); To je dizajniran da proizvede niz operacija.

Shewhart ciklus, Deming

Glavnih poslovnih procesa (1C omogućava vam da ih odvoji od opšte liste) se preporučuje da opiše u posebnom dokumentu pod nazivom "Pravila produkcijski rad." Sve to je manje važno u prirodi ili se sastoje od malog broja jednostavnih operacija, obično je opisano u opisu posla.

U izradi pravila moraju uzeti u obzir uslove ciklusa kontinuiranog poboljšanja društva (model Shewhart-Deming). Njegove odredbe tvrde da optimizaciju i poboljšanje - beskrajan proces. Odnosno koji se sastoji od takvih upravnih odluka sada upravlja začarani krug: planiranje, izvršenje, kontrola, podešavanje.

U izradi propis treba uzeti u obzir načela koja osiguravaju model skladu Shewhart-Deming:

1. Obračun ciljevi za naredni period.
2. Analiza dinamike odstupanja i dokumentacije navodnih uzroka.
3. Određivanje korektivnih operacija i analizirati njihovu efikasnost.

Razvoj modela mora biti u skladu sa pravilima poslovanja. Kao opšteprihvaćena pravila u korist normativno-pravne osnove države u kojoj posluje. Drugi model je osnova za korporativne politike kompanije.

Implementacija sistema upravljanja kvalitetom, potrebno je da se brine za razvoj i usklađivanje poslovnih procesa. Kao što je već ranije u ovom članku - nije uvijek osoblje kompanije razumije važnost modernizacije započeo. Dovođenje do svakog zaposlenog važnost stvaranja efikasnog modela poslovnih procesa - zadatak višeg menadžmenta.

Za to je dobro uspostavljen i dobro osmišljen sistem ne samo da će pojednostaviti uzimajući sada u skladu s međunarodnim standardima kvalitete ISO 9001: 2008, ali i znatno poboljšati efikasnost svakog zaposlenog.

Oba ova faktora dovesti kompaniju za povećanje konkurentnosti na tržištu, što je, s druge strane, ima blagotvoran učinak i za investitore i klijente.